§ 1 Aftalens parter og grundlag

Stk. 1. Samarbejdsaftalen indgås mellem følgende menighedsråd: Ballum Sogns Menighedsråd, Brede Sogns Menighedsråd, Emmerlev Sogns Menighedsråd, Hjerpsted Sogns Menighedsråd, Randerup Sogns Menighedsråd, Sønder Skast Sogns Menighedsråd og Visby Sogns Menighedsråd.

Stk. 2. Aftalen er indgået i henhold til § 42 a, i bekendtgørelse nr. 1299 af 8. november 2023 af lov om menighedsråd, samt § 1, stk. 2, § 2 og § 7 stk. 1, nr. 2 i lovbekendtgørelse nr. 424 af 19. april 2023 om folkekirkens økonomi.

Stk. 3. Samarbejdet oprettes som selvstændig juridisk enhed. Samarbejdet har således eget regnskab, eget cvr-nummer, eget momsregnskab og har adgang til at ansætte personale efter de til enhver tid gældende regler for ansættelse af personale i folkekirken.

§ 2 Formål

Stk. 1. Formålet med samarbejdet er at drive de deltagende sognes kirkegårde i fællesskab.

Herunder:

1. At skabe en attraktiv arbejdsplads, med et højt fagligt niveau og mulighed for øget faglig sparring. 
2. At opnå en fleksibel anvendelse af den samlede arbejdskraft med mere ansvar for den fælles opgaveløsning. 
3. At styrke driften ved fælles indkøb af værktøjer, maskiner, forbrugsstoffer og materialer. 

§ 3 Hjemsted

Samarbejdet har hjemsted i Tønder Kommune.

§ 4 Samarbejdets organisering og bestyrelse

Stk. 1. Samarbejdet ledes af en fælles bestyrelse.

Stk. 2. Sammensætning og valg af bestyrelse

a) I forbindelse med oprettelse af Kirkegårdsbestyrelsen består af bestyrelsen af 1 repræsentant fra hver af de 7 deltagende sognes menighedsråd. Funktionsperioden følger menighedsrådets valgperiode som fastsat i den til enhver tid gældende Lov om valg til menighedsråd.

Referat

b) I tilfælde af optagelse af øvrige sogne i samarbejdet må antallet af bestyrelsesmedlemmer ikke overstige 7. Til bestyrelsen vælges på et fællesmøde da 7 medlemmer blandt menighedsrådsmedlemmer fra de deltagende sogne. 

Mødet afholdes i første kvartal af menighedsrådenes valgperiode.

Valg af medlemmer til bestyrelsen foregår da efter prioriteringsmetoden.

c) Den ledende graver, jf. afsnit om daglig ledelse, deltager uden stemmeret i bestyrelsens møder. Derudover har kirkegårdspersonalet mulighed for at vælge en medarbejderrepræsentant, der kan deltage i bestyrelsens møder efter reglerne i Lov om menighedsråd § 3.

d) Der skal af kirkegårdsbestyrelsens midte vælges en formand, næstformand, kasserer, kontaktperson og sekretær. Valget har virkning for 1 år ad gangen.

e) Ønsker et medlem af bestyrelsen at udtræde, vælges en stedfortræder fra det pågældende menighedsråd, som vedkommende repræsenterede. Valget skal finde sted senest ved det førstkommende planlagte menighedsrådsmøde.

f) Kirkegårdsbestyrelsen udarbejder egen forretningsorden.

Stk. 3. Bestyrelsens ansvar

a) Kirkegårdsbestyrelsen er ansvarlig for kirkegårdenes samlede økonomi, drift og vedligehold. Kirkegårdsbestyrelsen forpligter sig på at forvalte kirkegårdene økonomisk forsvarligt.

b) Kirkegårdsbestyrelsen udfærdiger i samarbejde med de deltagende sogne kirkegårdsvedtægter for de deltagende sognes kirkegårde, og sender dem til godkendelse i provstiudvalget, jf. lovbekendtgørelse nr. 1156 af 1. september 2016 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde § 12.

c) Bestyrelsen har arbejdsgiveransvaret over for de ansatte på kirkegården, herunder ansættelses- og afskedigelseskompetencen. Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af den ledende graver og det personale, der refererer til den ledende graver.

Stk. 4. Møder og beslutningsprocedurer

a) Bestyrelsens møder er ikke offentlige. Der udsendes referater af kirkegårdsbestyrelsens møder til de deltagende menighedsråd i samarbejdet.

b) Kirkegårdsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved godkendelse af regnskab og budget samt konstituering skal bestyrelsen dog være fuldtallig.

c) Beslutninger træffes på møder, og forvaltningslovens regler finder anvendelse.

d) Der skal afholdes minimum 1 møde pr. kvartal, svarende til minimum 4 møder om året. 

e) Placeringen af ordinære møder aftales fra gang til gang. Dagsorden, herunder oplysninger om hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet og dertil hørende eventuelle bilag, fremsendes senest 5 dage inden mødet. Forslag til dagsordenen skal indkomme senest 14 dage før mødet. Forslag til dagsordenen sendes til formanden for kirkegårdsbestyrelsen.

f) Ekstraordinære møder kan indkaldes på formandens foranledning eller når mindst 2 af bestyrelsens medlemmer anmoder herom.

§ 5 Daglig ledelse

Den ledende graver har ansvaret for den daglige ledelse og kirkegårdenes daglige drift, jf. bilag A.

§ 6 Tegningsret

Bestyrelsen tegnes af formanden og næstformanden i forening.

§ 7 Personaleforhold

Stk. 1. Alle medarbejdere omfattet af dette samarbejde ansættes i Sønderjysk kirke- og kirkegårdssamarbejde, som er en selvstændig juridisk enhed. Alle medarbejdere ansættes med alle de af vedtægten omfattede kirkegårde som arbejdssted.

Stk. 2. Den ledende graver har den daglige ledelse og instruktionsbeføjelse af medarbejderne, ledende hvorfor medarbejderne refererer til denne. Bestyrelsen er den ledende gravers foresatte.

Stk. 3. Den graver refererer til bestyrelsen. Den ledende graver fungerer som mellemled mellem teamet af gravere og gravermedhjælpere ansat under denne vedtægt og kirkegårdsbestyrelsen.

Stk. 4. Kirkegårdsbestyrelsen udfærdiger en stillingsbeskrivelse og nærmere afgrænsning af den ledende gravers beslutningskompetencer, herunder både i forhold til personalet og driften.

§ 8 Finansiering

Stk. 1. Provstiudvalget fastsætter efter budgetsamrådet driftsrammer, anlægsbevillinger og projektbevillinger for samarbejdet jf. lov om folkekirkens økonomi § 7, stk. 1, nr. 2. Provstiudvalget påser, at samarbejdets budget for det kommende regnskabsår er i overensstemmelse med de af provstiudvalget fastsatte rammer og bevillinger, ligesom provstiudvalget foretager legalitetskontrol af budgetterne. Ligningsmidler udbetales direkte fra Tønder Provsti til samarbejdet som selvstændig juridisk enhed.

Stk. 2. Der udarbejdet budget og regnskab efter provstiet retningslinjer. Bestyrelsen disponerer sit budget inden for den driftsramme, anlægsbevillinger og projektbevillinger, som provstiudvalget har fastsat.

Stk. 3. Det udarbejdede budget og regnskabet for samarbejdet foreligges menighedsrådene. Der udarbejdes kvartalsvise budgetopfølgninger til de deltagende menighedsråd og til provstiudvalget. Eventuelle løbende tilpasninger af budgettet forudsætter enighed i kirkegårdsbestyrelsen.

§ 9 Tilsyn

De deltagende menighedsråd fører tilsyn med dette samarbejde og at vilkårene i denne vedtægt overholdes.

§ 10 Optagelse i samarbejdet

Stk. 1. Øvrige menighedsråd i provstiet kan optages i samarbejdet, såfremt de samarbejdende menighedsråd er enige om det. Optagelse af øvrige menighedsråd kan kun ske ved enstemmighed.

Stk. 2. Ved menighedsråds optagelse i samarbejdet udarbejdes et tillæg til vedtægten.

§ 11 Uenighed om fortolkning af vedtægten

Eventuelle uoverensstemmelser opstået mellem menighedsrådene om vilkårene for dette samarbejde søges først løst i samarbejde mellem menighedsrådene. Uenigheder kan indbringes for biskoppen.

§ 12 Ændringer i vedtægten

Stk. 1. Der kan foretages ændringer i vedtægten, såfremt de deltagende menighedsråd er enige herom.

Stk. 2. Forslag til vedtægtsændringer fremsendes til bestyrelsens formand.

Stk. 3. En første behandling finder sted på et møde i kirkegårdsbestyrelsen, hvorefter forslaget vedlagt bestyrelsens bemærkninger fremsendes til samtlige menighedsråd.

§ 13 Udtræden og ophævelse af samarbejdet

Stk. 1. Et menighedsråd kan opsige sin deltagelse i samarbejdet med 9 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår. Et menighedsråd kan udtræde af samarbejdet med kortere varsel, såfremt de øvrige menighedsråd samtykker heri.

Stk. 2. En opsigelse skal afgives skriftligt til kirkegårdsbestyrelsen og alle de deltagende menighedsråd.

Stk. 3. Et udtrædende menighedsråd vedbliver at hæfte for sin forholdsmæssige andel af de samlede udgifter på udtrædelsestidspunktet, indtil denne forpligtelse er afviklet.

Stk. 4. Ved samarbejdets opløsning udbetales til/deles et eventuelt overskud/underskud mellem parterne efter principper fastsat af provstiet. De af samarbejdet erhvervede aktiver fordeles efter samme princip.

§ 14 Ikrafttræden og offentliggørelse

Stk. 1. Denne samarbejdsaftale træder i kraft den 1. januar 2026.

Stk. 2. Vedtægten er tilgængelig på Ribe Stifts hjemmeside, www.ribestift.dk. Vedtægten kan rekvireres fra kirkegårdsbestyrelsen.

Bilag A

Hensigtserklæring om strukturen

De nuværende ansatte bevarer deres stillingsbetegnelse som henholdsvis graver og gravermedhjælper. Der ansættes en ledende graver i henhold til Cirkulære om organisationsaftale for kirkefunktionærer med kerneopgaver som kirketjener, graver, kirkegårdsleder eller stor administrationschef, Protokollat for gravere § 1, stk. 3.

Den ledende graver skal:

• fungere som mellemleddet mellem teamet af gravere og kirkegårdsbestyrelsen, 
• have ansvar for fælles indkøb, 
• have ansvar for fælles materiel, 
• koordinere ferie og frihed for gravere og gravermedhjælpere, 
• udarbejde tjenesteplaner for gravermedhjælpere i henhold til gravermedhjælperoverenskomstens regler, 
• koordinere bemanding ved kirketjenester. 

Listen er ikke udtømmende.

De nuværende gravere fastholder eget ansvar for driften af deres kirkegård i samarbejde med den ledende graver. Kartotek over kirkegården føres af den respektive graver i det omfang, det er hensigtsmæssigt, og teknisk kommer til at virke fornuftigt. Graverne er efter anvisning fra den ledende graver forpligtiget til også at arbejde på de øvrige kirkegårde i samarbejdet.

Ved stillingers ledighed vil der blive ansat gravermedhjælpere.

Det er fortsat hensigten, at der skal være en fast medarbejder, som er primært tilknyttet hver enkelt kirkegård, så borgerne oplever, at de fortrinsvis møder den samme person, når de besøger kirkegården. Det er den ledende gravers ansvar at sikre, at denne hensigtserklæring opfyldes efter sin ordlyd.