§ 1. Hjemmelsgrundlag

Stk. 1 Samarbejdet etableres i henhold til § 42a i lovbekendtgørelse nr. 771 af 24/06/2013 om menighedsråd.

§ 2. Deltagende menighedsråd

Stk. 1 Menighedsrådene i Sønder Omme og Grindsted Sogne indgår aftale om et samarbejde om regnskabsføring og lønadministration.

§ 3. Placering

Stk. 1 Regnskabskontoret er placeret i Kirkehuset, Kirkegade 22, 7200 Grindsted.

§ 4. Indhold

Stk. 1 Regnskabsførerens forpligtelser er beskrevet i ”Vedtægt for regnskabsfører”

Stk. 2 Den folkevalgte kasserers forpligtelser er beskrevet i ”Vedtægt for kasserer”

Stk. 3 Samarbejdet mellem menighedsråd, regnskabsfører og den folkevalgte kasserer sker i gensidig respekt og i form af en konstruktiv dialog med udgangspunkt i opgaven.

Stk. 4 Sønder Omme Sogns Menighedsråds opgaver og forpligtelser:

• Indsende personale – og lønbilag til regnskabskontoret seneste den 10. i måneden. Fristen kan ændres i forbindelse med ferier og helligdage.
• Indsende regnskabs- og bogføringsbilag til regnskabskontoret løbende
• Udpege attestationsansvarlige medarbejdere og menighedsrådsmedlemmer
• Sørge for rettidig betalingsanvisning og attestation af bilag
• Informere regnskabsfører om forhold, der har betydning for budget, regnskab og kirkekassens generelle økonomi
• Behandle kvartalsrapporter, budget og regnskab på menighedsrådsmøder
• Udstede bemyndigelse eller fuldmagt til regnskabsfører til at kunne disponere over menighedsrådets bankkonti
• Tildele nødvendige adgange til regnskabsfører (Netbank, DAP’s dataarkiv, FLØS, NemID mv.)

Stk. 5 Regnskabskontorets opgaver og forpligtelser:

• Rettidig betaling af regninger og ydelser i henhold til godkendte bilag
• Løbende bogføring i overensstemmelse med gældende regler
• Løbende lønindberetning på menighedsrådets ansatte i FLØS
• Ajourføring af ansættelser og stamdata i FLØS
• Informerer menighedsrådet om ændrede frister for indsendelse af bilag senest 14 dage før fristen
• Overholde deadlines for regnskab og løn udstykket af provstiet og kirkeministeriets løncentre
• Aflevere kvartalsrapport efter 1., 2. og 3. kvartaler rettidigt
• Afregne moms rettidigt
• Indberette fradrag på energiafgifter (årligt)
• Opgøre præstens egenbetaling af forbrug i præstebolig (årligt)
• Opfølgning på post i E-boks
• Udarbejde årsregnskab
• Udarbejde budgetforslag og budget i samarbejde med menighedsrådet på baggrund af menighedsrådets forberedelse
• Deltage i menighedsrådsmøde ved behandling og godkendelse af budget og regnskab
• Deltage i det forberedende og det årlige budgetsamråd

§ 5. Økonomi

Stk. 1 Regnskabsfører og lønmedarbejder er ansat af Grindsted Sogns Menighedsråd.

Stk. 2 Sønder Omme Menighedsråd betaler et årligt honorar for de ydelser som regnskabskontoret udfører (jf. § 4)

Stk. 3 Ydelser ud over aftalens indhold faktureres separat i henhold til gældende takster.

Stk. 4 Honorar og takser reguleres 1 gang årligt med den almindelige stigning i pristallet. Jf. udmelding fra Kirkeministeriet i forbindelse med budgetlægningen.

Stk. 5 Fakturering sker i 4 lige store rater og opkræves ultimo hvert kvartal.

§ 6. Tilsyn

Stk. 1 Administrationslederen i Grindsted har det daglige tilsyn på regnskabskontoret.

Stk. 2 Den folkevalgte kasserer har adgang til menighedsrådets bankkonti og regnskabssystemet og kan til enhver tid kontakte regnskabsfører i forhold til spørgsmål vedr. bogføring og betaling af bilag.

Stk. 3 Regnskabsfører har pligt til at modtage uanmeldt kasseeftersyn, når dette findes hensigtsmæssigt.

Stk. 4 Provstirevisor udfører kasseeftersyn og revision af regnskab jf. kirkeministeriets aftale.

§ 7. Uenighed om aftalen

Stk. 1 Uenighed om fortolkning af denne aftale afklares på et møde mellem menighedsrådenes formænd og kasserere samt administrationslederen. Kan der ikke opnås enighed på mødet, afgøres sagen på et fælles menighedsrådsmøde.

§ 8 Ændring af aftale

Stk. 1 Aftalen skal genforhandles efter anmodning fra et af menighedsrådene. En evt. ændring træder i kraft efter vedtagelse på et fælles menighedsrådsmøde med 9 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår.

§ 9. Ikrafttræden og ophør af samarbejdet

Stk. 1 Aftalen træder i kraft 1. januar 2021 og varer ved indtil den opsiges af en af parterne. Aftalen fremsendes til Grene Provsti efter godkendelse.

Stk. 2 Aftalen kan opsiges af hver part med 9 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår.

§ 10. Offentliggørelse

Stk. 1 Aftalen offentliggøres på menighedsrådenes hjemmesider

Stk. 2 Aftalen offentliggøres på Ribe Stifts hjemmeside

Stk. 3 Aftalen offentliggøres på Kirkeministeriets hjemmeside.

§ 10. Underskrifter:

Dato: 11. november 2020

For Sønder Omme Sogns Menighedsråd, Dorthe Christensen, Formand

For Grindsted Sogns Menighedsråd, Lone H. Ovesen, Formand