Vedtægt 

for

samarbejde mellem menighedsråd i Skads Provsti, Ribe Stift

om

oprettelse og drift af fælles regnskabsfunktion

Lovgrundlag

Samarbejdet etableres på grundlag af lov om menighedsråd § 42, jfr. lovbekendtgørelse nr. 771 af 24. juni 2013.

Deltagere i samarbejdet

§ 1. Menighedsrådene i Fanø, Treenigheds, Bryndum-Vester Nebel, Sædden, Guldager, Vor Frelser, Kvaglund, Jerne, Hostrup, Sneum, Tjæreborg, Grundtvigs og Skads Sogne i Skads Provsti, Ribe Stift, har truffet beslutning om at samarbejde om fælles løn- og regnskabsfunktion efter reglerne i denne vedtægt. Samarbejdet etableres fra den 1. januar 2014.

Stk. 2. Øvrige menighedsråd i provstiet kan beslutte at tilslutte sig samarbejdet på regelgrundlaget i denne vedtægt.

Hjemsted

§ 2. Samarbejdet har hjemsted i Skads Provsti i Ribe Stift. Regnskab for samarbejdet er et bi-regnskab til Bryndum-Vester Nebel Sognes kirkekasse.

Formål

§ 3. Samarbejdet har til formål

• at ansætte regnskabskyndigt personale til at varetage de vitale funktioner for budget, regnskab, rapportering, løn, betaling og afstemning for de enkelte menighedsråd i henhold til konkrete opgaveliste. Personalets ansættelses- og arbejdsområder er Skads Provsti.
• at udvikle og perfektionere effektive, retsvisende og ensartede udformninger af budget, bogføring, rapportering, regnskabsafslutning og øvrige regnskabsopgaver.
• at udmønte fordelene ved stordrift og effektivitet såvel i ovennævnte kvalititetsforbedringer som i økonomiske besparelser i forhold til de samlede udgifter, der ville være ved fortsat seperat regnskabsføring for hver kasse.
• at orientere bredt i provstiet om regnskabsfunktionens ydelser og fordele med henblik på, at flest mulige at provstiets menighedsråd tilslutter sig nærværende aftale.

Udtræden af samarbejdet

§ 4. Stiftende såvel som senere tilsluttede menighedsråd kan fra og med 1. november 2014 beslutte og meddele udtræden med 2 års varsel til udløbet af et regnskabsår.

Stk. 2. Ved et menighedsråds udtræden forbliver alle aktiviteter i det tilbageværende samarbejde.

Organisation

§ 5. Samarbejdet ledes af et udvalg, hvortil hvert deltagende menighedsråd vælger et medlem (typisk den valgte kasserer). Udvalget fungerer som erfa-gruppe ift. arbejdet som kasserer i menighedsrådet- Valgperioden følger menighedsrådets valgperiode.

Stk. 2. Udvalget vælger af sin midte en formand og en næstformand for et år ad gangen.

Stk. 3. Formand og næstformand udgør, sammen med regnskabskontorets leder, formandskabet. Formandskabet varetager ledelsen af regnskabsfunktionen og fungerer som sagsforbedrende ift. udvalgets arbejde.

Stk. 4. Regnskabskontoret leder varetager den daglige drift af kontoret med løbende orientering til formandskabet.

§ 6. De i lov om menighedsråd §§ 24, 25, 26 og 28 nævnte regler om beslutningsdygtighed, afstemninger, førelse af beslutningsprotokol mv. finder anvendelse for udvalgets møder.

§ 7. Formandskabet indkalder til udvalgsmøderne.

Stk. 2. Ordinære udvalgsmøder indkaldes med 4 ugers varsel. Ekstraordinære udvalgsmøder indkaldes af formandskabet eller når 2 af udvalgets øvrige medlemmer anmoder herom.

Stk. 3. I tilfælde af formandens og næsteformandens forfald vælger deltagerne en ordstyrer til at lede mødet.

Stk. 4. De i lov om menighedsråd §§ 29, 30, og 32 nævnte regler om møder og beslutninger m.v. finder tilsvarende anvendelse.

§ 8. Formandskabet er underskriftbemyndiget for så vidt angår regnskab og buget for regnskabsfunktionen samt dokumenter ifm, personaleadministration. Bryndum-Vester Nebel Sognes tegningsberettigede underskriver juridiske dokumenter, fx ifm. bankforretninger.

§ 9. Udvalget har på menighedsrådenes vegne det overordnede ansvar for, at samarbejdet om regnskabsfunktionen drives i overensstemmelse med de i denne vedtægt fastsatte bestemmelser.

Stk. 2. Udvalget er ansvarligt for økonomi samt udarbejdelse og indsendelse af budgetforslag og årsregnskab.

Stk. 3. Udvalget har kompetence til at ansætte og afskedige medarbejdere inden for budgettets rammer. Formandskabet har det overordnede ledelsesansvar i forhold til medarbejderne.

Stk. 4. Udvalget fastsætter principperne for regnskabsfunktionens virksomhed og er dens nærmeste samarbejdspartner.

§ 10. Den valgte politiske kasserer ved hvert menighedsråd i samarbejdet modtager kopi af al korrespondance vedrørende det pågældende råd, og holdes af regnskabsfunktionen løbende orienteret om det enkelte råds økonomiske situation og udvikling i forhold til det aktuelle budget.

Økonomi

§ 11. De deltagende i samarbejdet hæfter solidarisk  for samarbejdets økonomiske forhold.

§ 12. Hvert af de deltagende menighedsråd bidrager til regnskabsfunktionen med det beløb, der for det indeværende regnskabsår er afsat til formålet i rådets budget.

Stk. 2. Menighedsrådenes bidrag indbetales til særskilt konto i pengeinstitut, som anvises af Bryndum-Vester Nebel Sognes Menighedsråds kirkekasse.

Stk. 3. Udvalget kan, såfremt forholdene gør det nødvendigt, pålægge deltagerne yderligere indskud, som fordeles relativt mellem deltagerne efter deres andel af de samlede bidrag i det senest afsluttede regnskabsår.

§ 13. Regnskabsåret for den fælles regnskabsfunktion er kalenderåret.

§ 14. Budgetforslag for regnskabsfunktionens næste regnskabsår vedtages af udvalget og indarbejdes i Bryndum-Vester Nebel Sognes budget.

§ 15. Årsregnskabet for regnskabsfunktionen udarbejdes, indsendes og revideres som bi-regnskab til Bryndum-Vester Nebel Sognes Menighedsråds kirkekasses regnskab og følger tidsfristerne herfor.

Stk. 2. Årsregnskabet godkendes af udvalget inden indsendelsen.

Opløsning af samarbejdet

§ 16. Udvalget kan med 2/3 flertal, på 2 på hinanden følgende udvalgsmøder, hvert indkaldt efter reglerne i § 7, beslutte at opløse samarbejdet med mindst 6 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår.

Stk. 2. Ved opløsning af samarbejdet fordeles dets aktiver mellem de tilbageværende menighedsråd efter reglen i § 12, stk. 3.

Tilsyn

§ 17. De deltagende menighedsråd fører tilsyn med samarbejdet.

§ 18. Enhver tvivl om forståelse, fortolkning eller udfyldning af denne vedtægt, herunder om forholdene mellem regnskabsfunktionen og en eller flere deltagere i samarbejdet eller mellem deltagere i samarbejdet indbyrdes, kan forelægges for biskoppen over Ribe Stift til afgørelse. Biskoppens afgørelse kan indbringes for Kirkeministeriet.

§ 19. Denne vedtægt offentliggøres på Ribe Stifts hjemmeside.

Ikrafttræden

§ 20. Denne vedtægt træder i kraft den 1. januar 2014.

Vedtægten er ændret ved beslutning på udvalgsmøde afholdt d. 13. september 2021.