Vedtægter for samarbejde mellem menighedsrådene og provstiudvalget i Varde Provsti i medfør af lovbekendtgørelse nr. 771 af 24. juni 2013 om menighedsråd i § 43a om VAMS - Varde Provstis Menighedsråds skoletjeneste.

Præambel

Menighedsrådene i Varde Provsti vedtog på budgetsamråd d. 2. september 2014 at etablere et samarbejde om en skolekirketjeneste som et forsøgsprojekt på tre år. Samarbejdets navn er Varde Provstis Menighedsråds Skoletjeneste (herefter forkortet VAMS).

Hjemsted og Formål

§ 1.

Samarbejdet har hjemsted i Varde Kommune og Provsti.

§ 2.

Formålet er at skabe et dynamisk samarbejde mellem Varde Kommunes skoler og provstiets kirker. Eleverne skal gennem VAMS's projekter opleve, at der er sammenhæng mellem faget kristendomskundskab og den kultur og historie, som de selv er en del af. VAMS skal medvirke til at gøre kristendomsfaget i skolen spændende, aktuelt og inspirerende. Samarbejdet sker på grundlag af og i respekt for Folkeskoleloven og de til enhver tid gældende mål for de fag, der samarbejdes med.

Samarbejdet er også et samarbejde med RAMS (Menighedsrådenes Skoletjeneste i Ribe Stift) og om de undervisningsprojekter, som RAMS udbyder - en samarbejdsaftale mellem RAMS og VAMS forhandles og indgås af de to skoletjenesters bestyrelser.

Hertil kommer lokale projekter, som udvikles på den enkelte skole.

Deltagere i samarbejdet

§ 3.

Samtlige menighedsråd i Varde Provsti deltager i samarbejdet.

Økonomiske forhold mv.

§ 4.

De samarbejdende menighedsråd hæfter for skolekirketjenestens forpligtelser, herunder de økonomiske, som deles forholdsmæssigt, efter antalt folkekirkemedlemmer i sognene.

Samarbejdet finansieres af ligningsmidler, jf. § 17.

Samarbejde og ledelse

§ 5.

Samarbejdets øverste organ er repræsentantskabet.

Samarbejdets daglige ledelse varetages af bestyrelsen.

Repræsentantskabets sammensætning

§ 6.

Repræsentantskabet udgøres af:

- En repræsentant udpeget af hvert sogn af de deltagende menighedsråd, og

- en repræsentant udpeget af Varde Provstiudvalg.

Hver repræsentant har 1 stemme.

Til repræsentantskabsmødet kan inviteres interesserede personer og institutioner uden stemmeret.

På repræsentantskabsmødet træffes beslutningerne af de fremmødte repræsentanter. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Repræsentantskabets kompetence

§ 7.

Repræsentantskabet er øverste myndighed for VAMS.

Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden udgangen af februar måned.

§ 8. Indkaldelse til repræsentantskabsmødet sker med to måneders forudgående varsel. Forslag, der ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet, må være bestyrelsen i hænde senest en måned før mødet. Senest to uger før repræsentantskabsmødet udsendes: dagsorden, indkomne forslag, årsregnskab og budget for det kommende år.

Dagsorden for det ordinære repræsentantskabsmøde skal mindst indehold følgende punkter:

1. valg af dirigent

2. Bestyrelsens årsberetning.

3. Præsentation af planer for det kommende år

4. Evaluering af VAMS, herunder drøftelse af ideer, visioner m-m-

5. Behandling af indkomne forslag.

6. Regnskab til godkendelse forelagt kasseren

7. Fremlæggelse af budget

8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

9. Eventuelt

Ekstraordinært Repræsentantskabsmøde skal afholdes, når bestyrelsen eller mindst 2/3 af repræsentantskabets medlemmer deltager i afstemningen, og at beslutningen vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer. Har 2/3 af repræsentantskabets medlemmer ikke deltaget i afstemningen, men er 2/3 af afgivne stemmer for forslaget, indkalder forretningsudvalget til et nyt repræsentantskabsmøde, hvor forslaget gyldigt kan vedtages med de 2/3 af de afgivne stemmer, uanset hvor mange der deltager i afstemningen.

Der føres protokol over repræsentantskabets beslutninger.

§ 10

Repræsentantskabet fastlægger hovedprincipperne for VAMS's drift.

Repræsentantskabet vælger et menighedsråd, som varetager den regnskabsmæssige opgave for samarbejdet.

Repræsentantskabet fastsætter de overordnede retningslinjer for medarbejderens opgaver.

§ 11.

Bestyrelsen består af 7 medlemmer

- To medlemmer valgt af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets læge medlemmer.

- To præster, ansat i Varde Provsti, valgt blandt præsterne i Varde Provsti.

- Et medlem udpeget af Varde Provstiudvalg blandt provstiudvalgets medlemmer

- Disse fem medlemmer udpeger to yderligere bestyrelsesmedlemmer, der har læreruddannelsen, og som er ansat i skolerne i Varde Kommune. Disse medlemmer har ikke stemmeret i bestyrelsen.

- Bestyrelsen kan udpege en ekstern kontaktperson, der sidder med til bestyrelsesmøderne uden stemmeret.

Bestyrelsesmedlemmerne vælges og udpeges for to år ad gangen med mulighed for genvalg og genudpegning, således at valg og udpegning sker forskudt for tre henholdsvis fire bestyrelsesmedlemmer vedkommende. Efter første bestyrelsesmøde afgøres ved lodtrækning, hvilket af de læge medlemmer og hvilke af de valgte gejstlige medlemmer, der kun er valgt for et år. På samme måde afgøres det blandt de udpegede medlemmer, hvem der er valgt for et år. Der vælges en personlig suppleant for hvert af de to medlemmer, der vælges af repræsentantskabet.

§ 12

Bestyrelsen konstituerer sig ved af sin midte at vælge en formand, en næstformand, en kasserer, et medlem, der sammen med formanden er bemyndiget til at tegne bestyrelsen, og en sekretær.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede.

Ordinært bestyrelsesmøde indkaldes af formanden med 7 dages varsel.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde skal afholdes, når mindst 4 af bestyrelsens medlemmer begærer det.

Bestyrelsens kompetencer

§ 13

Bestyrelsen har det fulde ansvar for ledelsen af Skoletjenesten, herunder:

- At ansætte skoletjenestens medarbejdere(e)

- At udfærdige medarbejderens(ernes) funktionsbeskrivelser.

- At komme med ideer og inspiration

- At sikre faglig, aldersmæssig og geografisk bredde i skoletjenestens tilbud

- At sikre udvikling og sammenhæng udtryk i en overordnet visions- og handleplan.

- At være ansvarlig for økonomien i Skoletjenesten

- At holde god kontakt til RAMS, herunder at forhandle og løbende justere samarbejdsaftalen med RAMS.

Skoletjenestens medarbejder(e) deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret.

Tegningsret

§ 14

Bestyrelsen tegnes af formanden og et dertil valgt bestyrelsesmedlem i forening, jf. § 13.

Tilsynet

§ 15

Kirkeministeriets godkendelse kræves til fusion med eller deltagelse i selskaber, låntagning, pantsætning og anden garantitiladelse samt køb og salg af fast ejendom.

Medarbejdere

§ 16

VAMS's bestyrelse ansætter medarbejdere med relevant uddannelse, for eksempel læreruddannelse.

VAMS's medarbejder(e) arbejder tæt sammen med RAMS og har gennem RAMS kontakt til Landsnetværket af Folkekirkelige Skoletjenester.

Medarbejderen (-erne) referer til formanden for bestyrelsen,

Budget, regnskab og revision

§ 17

Regnskabsåret for skole-kirketjenesten følger kalenderåret.

Det samlede årlige ligningsbidrag til VAMS udmeldes af Varde Provstiudvalg i tilknytning til budgetudmeldingerne til menighedsrådene. Ligningsmidlerne budgetteres i provstiudvalgskassen under samarbejde mellem menighedsråd i provstiet.

Regnskabet for samarbejdet aflægges som et biregnskab til det ordinære regnskab, som indsendes til provstiudvalget senest den 31. marts i året efter regnskabsåret.

Ligningen udbetales fra provstiudvalgskassen på grundlag af det aflagt biregnskab. Af likviditetsmæssige årsager kan der efter aftale løbende udbetales acontobeløb.Udbetalingen kan ikke overstige det faktisk forbrugte beløb.

Biregnskabet forelægges for repræsentantskabet ved det ordinære repræsentantskabsmøde året efter årsregnskabet.

Bestyrelsen udarbejder årligt et budgetforslag, som fremlægges og godkendes af repræsentantskabet på det ordinære repræsentantskabsmøde.

Bestyrelsen har ansvaret for, at budgetbevillingen overholdes.

Opløsning

§ 18

Samarbejdet kan ophæves, hvis alle deltagende menighedsråd er enige herom.

Et evt. overskud/underskud ved Skoletjenestens opløsning betales til/dækkes af medledmmerne i forhold til deres indbyrdes hæftelse, jf. pkt. 1.

Ophør

§ 19

Projektperioden begynder 1. januar 2015 og afsluttes 31. dec. 2017. Budgetsamrådet kan med kvalificeret flertal på 2/3 af stemmerne beslutte, at samarbejdet videreføres udover de tre år.

§ 20

VAMS-samarbejdet ophører, hvis der på et budgetsamråd ikke er kvalificeret flertal for at fortsætte samarbejdet, jf. § 5, stk. 7 i lov om folkekirkens økonomi. En evt. opløsning sker pr. 31. december i det kalenderår, hvor en sådan beslutning måtte være truffet. Eventuelle løntilgodehavende m.m. i det efterfølgende kalenderår udredes af VAMS-samarbejdets midler i provstiudvalgskassen.

Tvister

§ 21

Enhver tvist om nærværende vedtægts forståelse, fortolkning eller udfyldning eller om forholdet mellem de samarbejdende menighedsråd og et medlem eller medlemmer indbyrdes afgøres endeligt af kirkeministeriet.

§ 22

Denne vedtægt indsendes til Ribe Stift og offentliggøres på Stiftets hjemmeside, jf. § 43a, jf. § 42a i lov om menighedsråd.