1. Aftalens parter og grundlag

1.1 Samarbejdsaftalen indgås mellem menighedsrådene på Fanø og i Grundtvigs, Hjerting, Jerne, Kvaglund, Skads, Treenigheds og Vor Frelsers sogne, Skads Provsti, Ribe Stift.

1.2 Aftalen er gensidig for Grundtvigs, Hjerting, Jerne, Kvaglund, Skads, Treenigheds og Vor Frelsers sogne. Samarbejdet organiseres som udgangspunkt i to grupper, hvor gruppe 1 er Hjerting og Grundtvigs sogne, og gruppe 2 er Jerne, Kvaglund, Skads, Treenigheds og Vor Frelsers sogne. Gruppe 2 aftaler indbyrdes hvem der påtager sig afløsning på Fanø.

1.3 Aftalen er indgået i henhold til § 42a, i bekendtgørelse nr. 771 af 24. juni 2013 af lov om menighedsråd.

2. Formål

2.1 Formålet med samarbejdet er at sikre kvalificeret løsning af opgaver vedrørende personregistrering og betjening af kirkekontor gennem gensidig afløsning blandt de i sognene ansatte kordegne.

3. Samarbejdets indhold

3.1 Dette samarbejde indebærer, at sognenes kordegne afløser hinanden i forbindelse med ferie, kortvarig sygdom og kursusvirksomhed.

3.2 Aftalen omfatter telefonpasning, håndtering af den daglige e-post, opdateringer i kalendersystem, forefaldende sekretærarbejde for præsterne og sager i kirkebogen i PERSON3. Den fysiske post på stedet håndteres af den stedlige kirketjener eller kirkebogsførende præst. Er kordegnen fraværende mere end 2 dage, kontaktes den stedlige kirketjener eller kirkebogsførende præst for aftale om eventuelt besøg på fraværende kordegns kontor.

4. Personaleforhold

4.1 Medarbejdere omfattet af dette samarbejde er ansat af de enkelte menighedsråd i samarbejdet (hvert sogn har en kordegn ansat).

4.2 Medarbejderne refererer til eget menighedsråds kontaktperson.

5. Finansiering

5.1 Samarbejdet er uden direkte økonomisk afregning mellem sognene. Afløsningen er for kordegnene gensidig, uden særskilt aflønning og betragets som en del af jobbet.

5.2 Menighedsrådet på Fanø betaler dog færgeudgift hvis kordegn fra Esbjerg skal give fremmøde på kontoret på Fanø.

6. Tilsyn

6.1 De deltagende menighedsråd fører tilsyn med dette samarbejde og at vilkårene i denne vedtægt overholdes.

7.  Optagelse i samarbejdet

7.1 Øvrige menighedsråd i provstiet kan optages i samarbejdet, såfremt de samarbejdende menighedsråd er enige om det.

7.2 Ved menighedsråds optagelse i samarbejdet udarbejdes et tillæg til vedtægten.

8. Uenighed om fortolkning af vedtægten

8.1 Eventuelle uoverensstemmelser opstået mellem menighedsrådene om vilkårene for dette samarbejde søges først løst i samarbejde mellem menighedsrådene. Uenigheder kan indbringes for provsten.

9. Ændringer i vedtægten

9.1 Der kan foretages ændringer i vedtægten, såfremt de deltagende menighedsråd er enige herom.

10. Udtrædende og ophævelse af samarbejdet

10.1. Et menighedsråd kan opsige sin deltagelse i samarbejdet med 6 måneders varsel. Et menighedsråd kan udtræde af samarbejdet med kortere varsel, såfremt de øvrige menighedsråd samtykker heri.

10.2 Et udtrædende menighedsråd vedbliver at hæfte for sin forholdsmæssige andel af de samlede udgifter på udtrædelsestidspunktet, indtil denne forpligtelse er afviklet.

11. Ikrafttræden og offentliggørelse

11.1 Denne samarbejdsaftale træder i kraft senest den 1. juli 2019.

11.2 Stk. 2 Vedtægten er tilgængelig på Ribe Stifts hjemmeside (www.ribestift.dk). Vedtægten kan rekvireres fra de samarbejdende menighedsråd.