Direkte til indholdet Link til Folkekirkens intranet FIN

 

§ 1. Hjemmelsgrundlag

Stk. 1 Samarbejdet etableres i henhold til § 42a i lovbekendtgørelse nr. 771 af 24/06/2013 om menighedsråd.

§ 2. Deltagende menighedsråd

Stk. 1 Menighedsrådene i Øster Nykirke og Grindsted Sogne indgår aftale om et samarbejde om regnskabsføring og lønadministration.

§ 3. Placering

Stk. 1 Regnskabskontoret er placeret i Kirkehuset, Kirkegade 22, Grindsted.

§ 4. Indhold

Stk. 1 Regnskabsførerens forpligtelser er beskrevet i ”Vedtægt for regnskabsfører”

Stk. 2 Den folkevalgte kasserers forpligtelser er beskrevet i ”Vedtægt for kasserer”

Stk. 3 Samarbejdet mellem menighedsråd, regnskabsfører og den folkevalgte kasserer sker i gensidig respekt og i form af en konstruktiv dialog med udgangspunkt i opgaven.

Stk. 4 Øster Nykirke Sogns Menighedsråds opgaver og forpligtelser:

  • Indsende personale – og lønbilag til regnskabskontoret seneste den 10. i måneden. Fristen kan ændres i forbindelse med ferier og helligdage.
  • Indsende regnskabs- og bogføringsanvisning og attestation af bilag
  • Udpege attestationsansvarlige medarbejdere og menighedsrådsmedlemmer
  • Sørge for rettidig betalingsanvisning og attestation af bilag
  • Informere regnskabsfører om forhold, der har betydning for budget, regnskab og kirkekassens generelle økonomi
  • Behandle kvartalsrapporter, budget og regnskab på menighedsrådsmøder
  • Udstede bemyndigelse eller fuldmagt til regnskabsfører til at kunne disponere over menighedsrådets bankkonti
  • Tildele nødvendige adgange til regnskabsfører (Netbank, DAP’s dataarkiv, FLØS, NemID mv.)

Stk. 5 Regnskabskontorets opgaver og forpligtelser:

  • Rettidig betaling af regninger og ydelser i henhold til godkendte bilag
  • Løbende bogføring i overensstemmelse med gældende regler
  • Løbende lønindberetning på menighedsrådets ansatte i FLØS
  • Ajourføring af ansættelser og stamdata i FLØS
  • Informerer menighedsrådet om ændrede frister for indsendelse af bilag senest 14 dage før fristen
  • Overholde deadlines for regnskab og løn udstykket af provstiet og kirkeministeriets løncentre
  • Aflevere kvartalsrapport efter 1., 2. og 3. kvartaler rettidigt
  • Afregne moms rettidigt
  • Indberette fradrag på energiafgifter (årligt)
  • Afregne kollekt i henhold til kollektbogen
  • Opfølgning på post i E-boks
  • Udarbejde årsregnskab
  • Udarbejde budgetforslag og budget i samarbejde med menighedsrådet på baggrund af menighedsrådets forberedelse
  • Deltage i menighedsrådsmøde ved behandling og godkendelse af budget og regnskab
  • Deltage i det forberedende og det årlige budgetsamråd

§ 5. Økonomi

Stk. 1 Regnskabsfører og lønmedarbejder er ansat af Grindsted Sogns Menighedsråd.

Stk. 2 Øster Nykirke Sogns Menighedsråd betaler et årligt honorar for de ydelser som regnskabskontoret udfører (jf. § 4)

Stk. 3 Ydelser ud over aftalens indhold faktureres separat i henhold til gældende takster.

Stk. 4 Honorar og takser reguleres 1 gang årligt med den almindelige stigning i pristallet. Jf. udmelding fra Kirkeministeriet i forbindelse med budgetlægningen.

Stk. 5 Fakturering sker i 4 lige store rater og opkræves ultimo hvert kvartal.

Stk. 6 Honorar reguleres første gang pr. 01.01.2022 i henhold til bilag 1.

§ 6. Tilsyn

Stk. 1 Administrationslederen i Grindsted har det daglige tilsyn på regnskabskontoret.

Stk. 2 Den folkevalgte kasserer har adgang til menighedsrådets bankkonti og regnskabssystemet og kan til enhver tid kontakte regnskabsfører i forhold til spørgsmål vedr. bogføring og betaling af bilag.

Stk. 3 Regnskabsfører har pligt til at modtage uanmeldt kasseeftersyn, når dette findes hensigtsmæssigt.

Stk. 4 Provstirevisor udfører kasseeftersyn og revision af regnskab jf. kirkeministeriets aftale.

§ 7. Uenighed om aftalen

Stk. 1 Uenighed om fortolkning af denne aftale afklares på et møde mellem menighedsrådenes formænd og kasserere samt administrationslederen. Kan der ikke opnås enighed på mødet, afgøres sagen på et fælles menighedsrådsmøde.

§ 8 Ændring af aftale

Stk. 1 Aftalen skal genforhandles efter anmodning fra et af menighedsrådene. En evt. ændring træder i kraft efter vedtagelse på et fælles menighedsrådsmøde med 9 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår.

§ 9. Ikrafttræden og ophør af samarbejdet

Stk. 1 Aftalen træder i kraft 1. januar 2021 og varer ved indtil den opsiges af en af parterne. Aftalen fremsendes til Grene Provsti efter godkendelse.

Stk. 2 Aftalen kan opsiges af hver part med 9 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår.

 

§ 10. Offentliggørelse

Stk. 1 Aftalen offentliggøres på menighedsrådenes hjemmesider

Stk. 2 Aftalen offentliggøres på Ribe Stifts hjemmeside

Stk. 3 Aftalen offentliggøres på Kirkeministeriets hjemmeside.

§ 11. Underskrifter:

Dato: 21. oktober 2020

For Øster Nykirke Sogns Menighedsråd, Karl-Holger Kristensen, Formand

For Grindsted Sogns Menighedsråd, Lone H. Ovesen, Formand