^{VEJ nr 9320 af 27/06/2013 Gældende
Offentliggørelsesdato: 29-06-2013
Ministeriet for Ligestilling og Kirke}

Vejledning om fastsættelse af stiftsrådenes forretningsorden mv.
(Til stiftsråd og stiftsadministrationer)

Indledning
1. Reglerne om stiftsråd findes i lov om folkekirkens økonomi kapitel 5 a. Reglerne om valg til stiftsråd findes i bekendtgørelse om valg af medlemmer til provstiudvalg og stiftsråd.
Formålet med denne vejledning er bl.a. at angive nogle retningslinjer til brug for stiftsråd og stiftsadministrationer, når de skal udarbejde en forretningsorden i henhold til § 23, stk. 11, i lov om folkekirkens økonomi.
Vejledningen viderefører principper og praksis fra den ophævede bekendtgørelse nr. 739 af 13. juli 2009 om stiftsråd og giver endvidere retningslinjer for brug af stedfortrædere.

Konstituering
2. I henhold til tidligere praksis indkalder biskoppen stiftsrådet til det konstituerende møde.
Stiftsrådet vælger på det konstituerende møde en formand blandt de valgte menighedsrepræsentanter, jf. § 23, stk. 8, i lov om folkekirkens økonomi. Der bør tillige vælges en næstformand blandt de valgte menighedsrepræsentanter.
Valget af formand og næstformand bør have gyldighed for et år ad gangen svarende til hidtidig praksis.
På det konstituerende møde afgiver de menighedsrepræsentanter, som ikke tidligere har afgivet en erklæring som foreskrevet i § 7 i lov om menighedsråd, en sådan erklæring, jf. § 23, stk. 6, i lov om folkekirkens økonomi. Erklæringen har følgende ordlyd:
»Jeg erklærer hermed på ære og samvittighed at ville udføre det mig betroede hverv i troskab mod den danske evangelisklutherske folkekirke, så at den kan byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst«.

Fastsættelse af forretningsorden
3. Stiftsrådet fastsætter selv sin forretningsorden. Ændringer af den eksisterende forretningsorden kan tidligst foretages på det første ordinære stiftsrådsmøde efter funktionsperiodens begyndelse. Stiftsrådet er i øvrigt i sin forvaltningsvirksomhed underlagt forvaltningslovens almindelige regler om habilitet mv.
4. Stiftsrådet bør i forbindelse med fastsættelse af forretningsordenen tage stilling til følgende generelle emner:
– Mødeledelse. I overensstemmelse med hidtidig praksis forudsættes det, at formanden leder møderne og afstemningerne. Ved formandens forfald ledes møderne af næstformanden.
– Mødeoffentlighed. I overensstemmelse med hidtidig praksis antages det, at stiftsrådets møder som udgangspunkt er offentlige. Stiftsrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre.
– Beslutningsdygtighed. Det er fastsat i § 23, stk. 7, i lov om folkekirkens økonomi, at stiftsrådet er beslutningsdygtigt, når halvdelen af medlemmerne er til stede, og at beslutninger træffes ved stemmeflertal. Efter den hidtidige praksis følger det i øvrigt, at beslutninger træffes i møder.
– Protokolførelse. I overensstemmelse med hidtidig praksis føres stiftsrådets beslutninger til protokol, og protokollen underskrives ved mødets afslutning af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Ethvert af disse medlemmer kan forlange sit særstandpunkt tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen.
Ovennævnte punkter skal ikke betragtes som udtømmende.

5. Stiftsrådet bør i øvrigt i forbindelse med fastsættelse af forretningsordnen specifikt fastlægge retningslinjer for brug af stedfortrædere. Stiftsrådet skal således tage stilling til, hvornår stedfortræderen skal indkaldes.
Ministeriet henviser til principperne i § 13 i lov om menighedsråd. En stedfortræder indtræder herefter i stiftsrådet, når et medlem dør eller udtræder af udvalget.
Derudover bør stiftsrådet tage stilling til, hvor længe medlemmer skal have lovligt forfald, før stedfortræder skal indkaldes. Det er i henhold til lov om menighedsråd fast praksis, at rådets formand indkalder stedfortræderen til det førstkommende møde i rådet, når formanden får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til, at et medlem vil være forhindret i at varetage sit hverv i en forventet periode af mindst to måneder, på grund af sin helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lign. Hertil kan stiftsrådet i forretningsordnen træffe bestemmelse om, at formanden ved et medlems lovlige forfald indkalder stedfortræderen, selvom forhindringen forventes at vare kortere end to måneder.
Ministeriet bemærker i øvrigt, at lov om menighedsråd ikke indeholder hjemmel til, at der frit kan gives medlemmerne af rådet orlov i en kortere eller længere periode. Tilsvarende princip må gælde for stiftsrådet.
Ønsker stiftsrådet, at en stedfortræder skal kunne indkaldes, når et medlem har forfald til et enkelt møde, bør dette indskrives i forretningsordnen. Det kunne eksempelvis være til det konstituerende møde, de møder, hvor der træffes beslutning om at udskrive et bindende bidrag fra kirkekasserne til finansiering af aktiviteter i stiftet, herunder fastsættelse af bidragets størrelse og væsentlige beslutninger i forbindelse med bestyrelsen af kirkernes og præsteembedernes kapitaler.

Arbejdsgang
6. Biskoppen er forretningsfører for stiftsrådet, jf. § 23, stk. 9, i lov om folkekirkens økonomi, og kan således afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Sådanne afgørelser bør i henhold til hidtidig praksis forelægges stiftsrådet til efterretning på næste møde.
7. Stiftsrådet kan efter hidtidig praksis bemyndige biskoppen til at ekspedere en konkret sag eller bestemte arter af sager efter udvalgets nærmere vedtagelse.
8. Stiftsadministrationen bistår stiftsrådet med varetagelsen af stiftsrådets opgaver, jf. § 23, stk. 10, i lov om folkekirkens økonomi. Bistanden sker efter udvalgets nærmere bestemmelser.
9. Stiftsrådet vælger en repræsentant for et år ad gangen til at deltage i de af budgetfølgegruppen vedrørende fællesfonden indkaldte budgetsamråd i overensstemmelse med eksisterende praksis.
10. Diæter til stiftsrådets medlemmer for deltagelse i møder ydes efter de gældende bestemmelser i bekendtgørelse om diæter m.v. til medlemmer af menighedsråd, provstiudvalg, budgetudvalg og stiftsudvalg samt til bygningskyndige deltagere i synsforretninger over kirker og præsteboliger.

Ministeriet for Ligestilling og Kirke, den 27. juni 2013
Pernille Esdahl

/ Eva Stilov