Vedtægt for samarbejde om regnskabsføring og lønadministration - Farre og Grindsted Sogne

§ 1 Hjemmelsgrundlag

Stk. 1. Samarbejdets etableres i henhold til Pkt. 42a i lovbekendtgørelse nr. 771 af 24/06/2013 om menighedsråd.

§ 2 Deltagende menighedsråd

Stk. 1. Menighedsrådene i Farre og Grindsted Sogne indgår aftale om et samarbejde om regnskabsføring og lønadministration.

§ 3 Placering

Stk. 1. Regnskabskontoret er placeret i Kirkehuset, Kirkegade 22, 7200 Grindsted.

§ 4 Indhold

Stk. 1. Regnskabsførerens forpligtelser er beskrevet i "Vedtægt for regnskabsfører".

Stk. 2. Den folkevalgte kasserers forpligtelser er beskrevet i "Vedtægt for kasserer".

Stk. 3. Samarbejdet mellem menighedsråd, regnskabsfører og den folkevalgte kasserer sker i gensidig respekt og i form af konstruktiv dialog med udgangspunkt i opgaven.

Stk. 4. Farre Menighedsråd opgaver og forpligtelser:

- Indsende personale- og lønbilag til regnskabskontoret senest den 10. i måneden. Fristen kan ændres i forbindelse med ferier og helligdage.

- Insende regnskabs- og bogføringsbilag til regnskabskontoret løbende.

- Udpege attestationsansvarlige medarbejdere og menighedsrådmedlemmer.

- Sørge for rettidig betalingsanvisning og attestation af bilag.

- Informere regnskabsfører om forhold, der har betydning for budget og regnskab på menighedsrådsmøder.

- Udstede bemyndigelse eller fuldmagt til regnskabsfører til at kunne disponere over menighedsrådets bankkonti.

- Tildele nødvendige adgange til regnskabsfører (Netbank, DAP's dataarkiv, FLØS, NemID mv.)

Stk. 5. Regnskabskontorets opgaver og forpligtelser:

- Rettidig betaling af regninger og ydelser i henhold til godkendte bilag.

- Løbende bogføring i overenstemmelse med gældende regler.

- Løbende lønindberetning på menighedsrådets ansatte i FLØS.

- Ajourføring af ansættelser og stamdata i FLØS.

- Informerer menighedsrådet om ændrede frister for indsendelse af bilag senest 14 dage før fristen.

- Overholde deadlines for regnskab og løn udstukket af provstiet og kirkeministeriets løncentre.

- Aflevere kvartalsrapporter efter 1., 2. og 3. kvartaler rettidigt.

- Afregne moms rettidigt.

- Indberette fradrag på energiafgifter (årligt).

- Afregne kollekt i henhold til kollektbogen.

- Opfølgning på post i E-boks.

- Udarbejde årsregnskab.

- Udarbejde budgetforslag og budget i samarbejde med menighedsrådet på baggrund af menighedsrådets forberedelse.

- Deltage i menighedsrådsmøde ved behandling og godkendelse af budget og regnskab.

- Deltage i det forberedende og det årlige budgetsamråd.

§ 5 Økonomi

Stk. 1. Regnskabsfører og lønmedarbejder er ansat af Grindsted Sogns Menighedsrpd.

Stk. 2. Farre Sogns Menighedsråd betaler et årligt honorar for de ydelser som regnskabskontoret udfører (jf. § 4).

Stk. 3. Ydelser ud over aftalens indhold faktureres seperat i henhold til gældende takster.

Stk. 4. Honorar og takster reguleres 1 gang årligt med den almindelige stigning i pristallet, jf. udmelding fra Kirkeministeriet i forbindelse med budgetlægningen.

Stk. 5. Fakturering sker i 4 lige store rater og opkræves ultimo hvert kvartal.

Stk. 6. Honorar reguleres første gang pr. 01.01.2022 i henhold til bilag 1.

§ 6 Tilsyn

Stk. 1. Administrationslederen i Grindsted har det daglige tilsyn på regnskabskontoret.

Stk. 2. Den folkevalgte kasserer har adgang til menighedsrådets bankkonti og regnskabssystemet og kan til enhver tid kontakte regnskabsfører i forhold til spørgsmål vedr. bogføring og betaling af bilag.

Stk. 3. Regnskabsfører har pligt til at modtage uanmeldt kasseeftersyn, når dette findes hensigtsmæssigt.

Stk. 4. Provstirevisor udfører kasseeftersyn og revision af regnskab, jf. kirkeministeriets aftale.

§ 7 Uenighed om aftale

Stk. 1. Uenighed om fortolkning af denne aftale kan afklares på et møde mellem menighedsrådenes formænd og kassere samt administrationslederen. Kan der ikke opnås enighed på mødet afgøres sagen på et fælles menighedsrådsmøde.

§ 8 Ændring af aftale

Stk. 1. Aftalen skal genforhandles efter anmodning fra et af menighedsrådene. En evt. ændring træder i kraft efter vedtagelse på et fælles menighedsrådsmøde med 9 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår.

§ 9 Ikrafttræden og ophør af samarbejdet

Stk. 1. Aftalen træder i kraft 01.01.2021 og varer ved indtil den opsiges af en af parterne. Aftalen fremsendes til Grene Provsti efter godkendelse.

Stk. 2. Aftalen kan opsiges af hver part med 9 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår.

§ 10 Offentliggørelse

Stk. 1 Aftalen offentliggøres på menighedsrådenes hjemmesider.

Stk. 2. Aftalen offentliggøres på Ribe Stifts hjemmeside.

§ 11 Underskrifter